Zelfs met het meest waterdichte risicomanagementsysteem kunnen er incidenten plaatsvinden binnen uw organisatie. Deze incidenten verstoren normale bedrijfsvoering en kunnen een gevaar vormen voor betrokken werknemers. In de industriële sector kunnen deze variëren van technische storingen en ongevallen tot milieu-incidenten en veiligheidsproblemen. De juiste en tijdige opvolging hiervan minimaliseert kans op ernstige gevolgen voor de veiligheid van werknemers.
Johan de Rooij, werkzaam bij ManualMaster Trevally, vertelt: “De acties die direct ondernomen worden, hebben de grootste impact op het inperken van de gevolgen van het incident. Hierbij zijn (onboardings)trainingen van onschatbare waarde. Weten de medewerkers wat te doen in geval van nood? Zo niet, kunnen zij gemakkelijk de juiste handleidingen raadplegen?” Zodra zowel de betrokkenen als de locatie veiliggesteld zijn, is het tijd voor de vervolgstappen van incidentmanagement. Het succes van deze acties wordt bepaald door de juiste voorbereiding. Duidelijk ingerichte processen, up-to-date rolaanstellingen en een toegankelijk meldingssysteem vergemakkelijken een soepele terugkeer naar de gebruikelijke bedrijfsvoering.
“Wij merken dat medewerkers op de werkvloer echt bereid zijn meldingen van gevaarlijke situaties te maken wanneer dit op een intuïtieve, gebruikersvriendelijke manier gedaan kan worden,” vertelt Johan. Het is ten slotte ook hun ervaring waarmee gezorgd kan worden voor een veiligere werkomgeving: zij zien de risico’s en kunnen deze tijdig aankaarten. Wanneer al deze input verzameld en serieus aangepakt wordt, en vervolgens tot concrete verbeteringen leidt, neemt werknemerstevredenheid alsook de toekomstige meldingsbereidheid toe. Het is aan de kwaliteitsmanagers en de afdelingen betrokken bij bedrijfsveiligheid om deze stemmen in te zetten. “Door meldingen zo toegankelijk mogelijk te maken, benut je optimaal de kennis in het bedrijf. Dat kan bijvoorbeeld door het maken van dynamische webformulieren met de juiste logica achter de schermen.”
Met kwaliteitsmanagementsoftware zoals ManualMaster Trevally, kunnen digitale meldingsformulieren worden aangepast met verschillende vraagtypen, lay-outs en terminologieën. Door gebruik te maken van incidentcategorieën en -prioriteiten, en door logica toe te voegen zoals afdelings- of functiegerichte vragen, wordt enkel de relevante informatie opgevraagd en doorgestuurd naar de juiste afdelingen. Dit voorkomt dubbel werk én zorgt ervoor dat de juiste collega’s direct aan de slag kunnen.
Deze verzamelde data kan vervolgens gevisualiseerd worden in begrijpelijke grafieken en overzichten. Zo kunnen andere afdelingen en managementlagen op de hoogte gesteld worden van ontwikkelingen rondom veiligheid en daarmee weloverwogen beslissingen nemen rondom risicomanagement om toekomstige incidenten beter te voorkomen. Ook kunnen zij op hun beurt weer meedenken met verbeteringen op de werkvloer en in de processen hieromheen. Dit sluit goed aan bij de PDCA-Cyclus waar continue verbetering voorop staat.
“Door incidenten zorgvuldig te analyseren en de verkregen inzichten te benutten, kunnen organisaties hun veiligheidsprocedures verfijnen en de algehele bedrijfsvoering optimaliseren. Het betrekken van medewerkers bij dit proces en het faciliteren van eenvoudige meldingssystemen draagt bij aan een cultuur van proactief risicomanagement,” concludeert Johan. Met veelzijdige kwaliteitsmanagementsoftware van ManualMaster Trevally kunt u al deze elementen inzetten vanuit een geïntegreerd systeem. Zo wordt incidentmanagement een integraal onderdeel van een lerende organisatie, waar veiligheid en efficiëntie hand in hand gaan.
